Verifactu: qué es, a quién obliga y qué tienes que hacer ya

Si llevas meses viendo la palabra "Verifactu" en correos de tu gestoría y de todos los programas de facturación del mercado, y sigues sin tener claro si te afecta o es humo comercial: te afecta. Y no es humo.

Esta guía te explica qué es en realidad, quién está obligado, y qué tienes que hacer —en este orden— para no acabar pagando una multa por un tema puramente administrativo.

#Qué es Verifactu, sin jerga

Detrás de todo esto hay una idea muy simple: Hacienda quiere que sea imposible borrar una factura.

Durante años, la práctica del "doble uso" fue habitual: programas que permitían emitir una factura, entregarla al cliente y luego eliminarla del sistema sin dejar rastro. El resultado era ingreso no declarado y cero forma de demostrarlo.

La Ley Antifraude atacó ese problema por la raíz: en lugar de perseguir al que borra, obliga a que el software no pueda borrar. Y para asegurarse, exige que cada factura genere un registro con estas propiedades:

• Inalterable. Una vez creado, no se puede modificar ni eliminar. Si te equivocas, emites una rectificativa; no reescribes la historia.
• Encadenado. Cada registro incorpora una huella del anterior. Si alguien elimina uno del medio, la cadena se rompe y se nota.
• Firmado. Lleva firma electrónica que acredita su origen.
• Trazable. Se registra la fecha y hora exacta de emisión.
• Verificable. Cada factura lleva un código QR que permite a tu cliente comprobar que existe en el sistema.

#Las dos modalidades: y por qué esto importa

Aquí está la parte que casi nadie explica bien. El reglamento contempla dos formas de cumplir, y la diferencia es relevante para ti.

#Modalidad Verifactu (remisión)

Tu programa envía cada registro a la Agencia Tributaria en el momento de emitir la factura, de forma automática.

A cambio de esa transparencia, te libera de obligaciones: no tienes que conservar los registros por tu cuenta con los mismos requisitos, porque Hacienda ya los tiene. Y las facturas llevan la leyenda "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT".

#Modalidad "no Verifactu" (sistemas no verificables)

Tu programa no envía nada, pero debe conservar los registros localmente cumpliendo todos los requisitos: inalterabilidad, encadenamiento, firma y conservación durante el plazo legal. Y debe poder entregarlos a Hacienda si te los pide.

#A quién obliga Verifactu

La obligación alcanza, en términos generales, a:

• Autónomos que desarrollen actividades económicas y emitan facturas.
• Sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
• Quien emita facturas usando sistemas informáticos, sea programa de escritorio, aplicación web o desarrollo propio.

Y hay exclusiones importantes. Quedan fuera, entre otros supuestos:

• Quien está en el SII (Suministro Inmediato de Información), porque ya remite información en tiempo casi real.
• Territorios con régimen propio de facturación (País Vasco con TicketBAI y Navarra), que tienen su propio sistema.
• Quien emite facturas exclusivamente a mano, en papel, sin ningún sistema informático.

#Las fechas: se prorrogaron un año

Aquí está la información que más desactualizada circula, porque el calendario se amplió en diciembre de 2025.

El Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, retrasó un año las dos fechas de obligatoriedad. Estas son las vigentes:

Antes de esa prórroga las fechas eran el 1 de enero y el 1 de julio de 2026. Si has leído esas fechas en algún sitio, el artículo está sin actualizar.

Y lo que no va a cambiar: la dirección del viaje. La obligación es firme, todo el mercado de software ya se ha adaptado, y la prórroga fue de calendario, no de fondo.

#Qué tienes que hacer tú, en tres pasos

Buenas noticias: tu parte del trabajo es pequeña.

1. Averigua con qué facturas exactamente. Si usas un programa de facturación o una gestoría con software propio, estás en el camino fácil. Si facturas con Excel, Word, un PDF editable o a mano en el ordenador, necesitas cambiar de herramienta.

Y si todavía no estás de alta pero ya has emitido alguna factura suelta, revisa antes en qué situación estás: lo tratamos en facturar sin ser autónomo.

2. Pregunta a tu proveedor si cumple. Un correo de una línea: "¿Vuestro programa cumple el reglamento de Verifactu y en qué modalidad?". Un proveedor serio te responde con una declaración responsable, que es el documento que la ley le obliga a tener. Si te contesta con vaguedades comerciales, es una señal.

3. Si no cumple, cambia. No lo dejes para el mes anterior a la fecha límite: migrar el histórico de clientes y facturas lleva tiempo. En la comparativa de programas de facturación para autónomos analizamos qué opciones cumplen y cuánto cuestan.

Calcularlo con nuestra herramienta

#Las multas

Merece la pena conocerlas porque son de las pocas que castigan al fabricante además del usuario.

• Al fabricante o comercializador de software que no cumpla: sanción fija de importe elevado por cada ejercicio en el que haya comercializado sistemas que incumplan.
• Al usuario que tenga sistemas que no cumplan, o que los altere o manipule: sanción fija por cada ejercicio.

La consecuencia práctica: presiona a tu proveedor sin complejos. La ley está de tu lado y a él le cuesta más caro que a ti.

#Verifactu y factura electrónica no son lo mismo

Se confunden constantemente, y son cosas distintas que además coexisten.

Verifactu trata de la integridad del registro: que la factura, una vez emitida, no pueda desaparecer. Nace de la Ley Antifraude. No cambia nada de lo que declaras: el IVA de esas facturas sigue liquidándose igual en el modelo 303.

La factura electrónica obligatoria entre empresas trata del formato y el canal: que las facturas viajen en un formato estructurado que las dos partes puedan procesar automáticamente. Nace de la Ley Crea y Crece, y tiene su propio calendario.

Es perfectamente posible acabar afectado por las dos. Son capas independientes, y la segunda la desarrollamos en la guía de la factura electrónica obligatoria.

#Preguntas frecuentes

#¿Verifactu me obliga a enviar todas mis facturas a Hacienda?

Solo si eliges la modalidad Verifactu, que remite los registros automáticamente. Si tu programa opta por la modalidad no verificable, no se envía nada, pero él debe conservar los registros con todos los requisitos legales. La decisión suele venir dada por el software que uses.

#¿Puedo seguir facturando en Excel?

En la práctica, no. Una hoja de cálculo es un sistema informático de facturación que no cumple ninguno de los requisitos de inalterabilidad y encadenamiento. La única vía que queda fuera del reglamento es la factura manuscrita en papel, que para casi cualquier actividad real no es una opción.

#¿Tengo que pagar por un programa nuevo?

No necesariamente. Hay soluciones gratuitas y de bajo coste que cumplen, incluida la aplicación gratuita que la propia Agencia Tributaria pone a disposición para quien emite pocas facturas. Lo tienes comparado en la guía de programas de facturación.

#Si mi gestoría me hace las facturas, ¿me afecta?

Te afecta como obligado, pero el trabajo técnico lo hace ella con su software. Aun así, pídele confirmación por escrito de que su sistema cumple: la responsabilidad última de que tus facturas sean correctas es tuya.

#¿Qué pasa con las facturas que ya emití antes?

El reglamento se aplica a las facturas emitidas desde que la obligación te alcance, es decir desde el 1 de julio de 2027 si eres autónomo persona física. Las anteriores se rigen por las normas de conservación que ya conocías: guárdalas durante el plazo legal de prescripción.

#¿Es verdad que Verifactu empezaba en 2026?

Esas eran las fechas originales, pero el Real Decreto-ley 15/2025 las amplió un año: pasaron del 1 de enero y 1 de julio de 2026 al 1 de enero y 1 de julio de 2027. Muchos artículos y muchos correos comerciales siguen con las fechas antiguas.

#¿El código QR tiene que estar en la factura en papel también?

Sí. El QR debe aparecer en la representación de la factura que entregas al cliente, en papel o en PDF. Lo genera el software automáticamente; no es algo que tengas que añadir tú.